Kell tieto on, se tiedon jakakoon

Tulevaisuudessa asiakkaiden tarpeet ovat hyvin todennäköisesti aiempaa monimutkaisempia. Yksi ratkaisu ei enää riitä kaikille.

Asiakas haluaa yksilöllisen, kokonaisvaltaisen kokemuksen ja hän haluaa sen nopeasti. Tällöin päätöksenteon yrityksessä tulee olla nopeaa ja joustavaa arvoketjun kaikissa vaiheissa. Päätöksien tekeminen puolestaan onnistuu vain, mikäli käytettävissä on riittävästi oikeaa tietoa.

Useassa yrityksessä, myös Otavassa, puhutaan parhaillaan työkulttuurin muutoksesta. Osa keskusteluista käsittelee työaikajoustoja, työntekijöiden henkilökohtaisten elämäntilanteiden aiempaa parempaa huomioimista, fyysisten työtilojen muutosta ja muita hyvin konkreettisia kysymyksiä. Minulle työkulttuurin muutos on ennen kaikkea kysymys tiedosta ja erityisesti tiedon avoimuudesta ja saatavuudesta.

Jo tällä hetkellä työtä tehdään Otavassa ainakin paikasta, ehkä ajastakin riippumatta. Useat tutkimukset ovat osoittaneet, että työntekijän vapaus valita työn tekemisen tapa ja ajankohta vaikuttavat positiivisesti hyvinvointiin ja työn tehokkuuteen. Samanaikaisesti on huoli siitä, että onhan kaikilla varmasti riittävästi tietoa. Perinteisesti tietoa on arkistoitu johonkin: viime vuosina yritysten sisäverkon kätköihin, sitä ennen mappihyllyihin arkistohuoneisiin. Henkilöstölle on pidetty tiedostustilaisuuksia ja jaettu muistioita, ohjeita ja toimintamallikaavioita. Ja varmasti jokaisessa yrityksessä on ollut muutama kävelevä tietotoimisto, jolta on voinut varmistaa ”sen oikean tiedon ja tavan tehdä päätöksiä”. Väitän, että näille tietotoimistoille on edelleenkin tarvetta, mutta myös heidän työtään uudet digitaaliset palvelut voivat helpottaa.

Office365 mahdollistaa tiedon tuottamisen yhteisöllisesti ja avoimesti keskustellen. Olemme Otavassa lisäämässä pilvipalvelujen käyttöä ja tässä yhteydessä on käynnistynyt mielenkiintoiset keskustelut Teams-tiimityötilojen avoimuudesta. Itse kannatan avoimuutta. Tämä mahdollistaa tiedon saavutettavuuden kaikilla organisaation tasoilla ja toiminnoissa. Vastuu tiedonhausta ja tiedon jakamisesta siirtyy yksilölle. Suljetut ympäristöt tarkoittavat aina sitä, että tieto on jonkun jaettava eteenpäin ja tuo joku tekee samalla päätöksen, kenelle tieto on hyödyksi. Tämä voi pahimmillaan johtaa siihen, että organisaatiossa tehdään huonoja päätöksiä, koska päätöksenteossa ei ole ollut käytössä kaikki relevantti tieto.

Käsitys tiedosta ja sen jakamisesta on mitä suuremmissa määrin yksi keskeinen esimiestyön teema.

Kun esimies ei enää hallitse tietoa, hänen tärkein tehtävänsä on varmistaa, että jokainen työntekijä jakaa sekä tietoa että osaamistaan ja tekee päätöksiä.

Esimies sparraa parempaan päätöksentekoon. Lisäksi esimies varmistaa, että jokaisella työntekijällä on tarvittava osaaminen tietotyökalujen käyttöön. Tässä esimies johtaa omalla esimerkillään. Tietoa voi tuottaa monella eri tavalla ja jokainen löytää varmasti itselle luontaisimmat tavat tiedon tuottamiseen. Olen itse viime aikoina tehnyt ensimmäiset videoni sekä podcast-nauhoitukset. Uuden opetteleminen on motivoivaa. Keskustelen ja sparraan mielelläni tietotyön muutoksesta joko kasvokkain tai virtuaalisesti. Ota rohkeasti yhteyttä!

Mervi Korhonen

kustannuspäällikkö, luonnontieteet

Otava Oppimisen palvelut


”Olen opetus- ja kustannusalan ammattilainen, jonka esimiestyön tavoitteena on mahdollistaa ihmisten onnistuminen. Mielenkiintoiset työtehtävät, huippukollegat sekä lupa kehittää ja kehittyä motivoivat minua vuodesta toiseen. Oppiminen on intohimoni.”

mervi.korhonen@otava.fi